Föreningsbidragsansökan

Föreningsbidraget är ett bidrag som SRS delar ut till sina medlemsstationer. Bidraget får ni för att kunna driva er verksamhet. Hur stort bidrag en station får beror bland annat på hur många aktiva medlemmar den har.

Varifrån får SRS pengar för att dela ut föreningsbidraget?

SRS styrelse fattar varje år beslut om att ansöka om statsbidrag för ungdomsorganisationer. Ansökan görs hos Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor, MUCF. Statsbidraget som SRS fick 2023 var 1 459 418 kronor. Bidraget går bland annat till att arrangera workshops, Stormöten och till SRS personal.

När SRS ansöker om statsbidrag redovisar vi bland annat hur många medlemsstationer och medlemmar vi har. De uppgifter ni lämnar till SRS i och med att ni ansöker om föreningsbidrag använder SRS i sin tur för att ansöka om statsbidrag från MUCF.

En stor del av statsbidraget delas ut till medlemsstationerna i form av föreningsbidraget. Ni söker alltså om föreningsbidrag från SRS. SRS ansöker i sin tur om statsbidrag för barn- och ungdomsorganisationer hos MUCF.

För att ansöka om föreningsbidrag ska ni skicka in ett antal dokument till SRS kansli. Det finns två deadlines för att skicka in de olika dokumenten. Skicka in er ansökan senast 31 januari respektive 28 februari 2024 via Studentradion i Sveriges ebas: https://ebas.studentradion.se/ (kontakta kansliet på info@studentradion.se om ni som medlemsstation inte har tillgång till eBas).

Samtliga dokument och medlemslistor lämnas in under 2023 i eBas (väljs högst upp i vänstra menyn).

Senast den 31 januari 2024 ska ni lämna in:

• Uppdaterade uppgifter i eBas om vem i er förening som ska fungera som kontaktperson angående MUCF-bidragsansökningen och inrapporterade uppgifter.
• Medlemsregister för 2023. Lämnas in på eBas genom att ladda upp en Excel-lista enligt SRS mall eller manuellt skriva in enskilda medlemmar. Ni kan även välja att aktivera onlineregistrering, där medlemsuppgifterna registreras direkt in i eBas när era medlemmar tecknar medlemskap via en speciell eBas-sida. Obligatorisk information att uppge om varje medlem är: namn, kontaktuppgifter (telefon samt mail), födelseår, kön, medlemstyp samt datum för medlemskap. Ta hänsyn till detta redan när ni skapar anmälningsformulär för era medlemmar. Medlemslistan som lämnas in ska innehålla de medlemmar som var medlemmar i er förening 31 december 2023.
• Uppgifter om bankkonto, bankgiro eller plusgiro (registreras under ”Föreningens uppgifter” på eBas) för utbetalning av årets föreningsbidrag.

Senast den 28 februari 2024 ska ni dessutom lämna in följande på eBas:

• Aktuella stadgar med datum på när de senast justerades
• Verksamhetsberättelse för 2023* som är behandlad på ett årsmöte
• Resultat- och balansräkning för 2023* som är behandlade på ett årsmöte
• Revisionsberättelse för 2023* som avser föreningens verksamhet och ekonomi 2023. Revisionsberättelsen ska vara undertecknad av revisorn och vara behandlad på ett årsmöte.
• Årsmötesprotokoll där verksamheten 2023 behandlas* (detta årsmöte hålls ofta på våren 2024). Protokollet ska vara justerat och underskrivet. Alla dokument som behandlas på årsmötet, t.ex. motioner och propositioner, ska också laddas upp.
• Årsmötesrapport – de förtroendevalda personerna i er förening 2023

*Om ni har ett årsmöte som infaller efter deadline så meddelar ni kansliet när ni har ert årsmöte och kompletterar ert uppladdade underlag på eBas efter genomfört möte.

Om er förening har ett brutet verksamhetsår så ska dokumenten behandla verksamhetsåret HT2022-VT2023. Er medlemslista ska dock vara som den såg ut 31 december 2023.

Om SRS granskning

SRS genomför en gedigen granskning av hela organisationen d.v.s. samtliga medlemsföreningar inom SRS. Detta betyder att SRS systematisk går igenom de dokument och register ni har lämnat in för att se till att alla lokalföreningar lever upp till de krav som ställs på SRS utifrån förordning (2011:65) om statsbidrag till barn- och ungdomsorganisationer. Vi har dessutom en oberoende auktoriserad revisor som granskar SRS varje år.

Steg 1 – Intern granskning av medlemsregister

Stickprovskontroller

Först granskar SRS medlemsregistren genom en stickprovsundersökning av era medlemsregister. Under våren kommer SRS kansli i samarbete med vår revisor att genomföra s.k. stickprovskontroller på samtliga medlemsregister. Då väljer vi slumpvis ut totalt 3 procent av era medlemmar per station och kontrollerar att personerna var medlemmar i er förening och att de aktivt har tagit ställning till sitt medlemskap under året. Beroende på hur ni hanterar medlemskapet på er station eller i er förening kommer stickprovskontrollerna att se lite annorlunda ut för varje station.

Under våren kommer kansliet att maila era stationer med en lista på de medlemmar som vi vill se intyg på. Kontrollen sker sedan genom att ni som station skickar in någon form av medlemsintyg för de efterfrågade medlemmarna till kansliet. På intyget ska det framgå att medlemmen har tagit aktiv ställning till sitt medlemskap i er förening och intyget kan till exempel bestå av ett medlemskontakt eller medlemsblankett som personen har fyllt i då denne blev medlem (bland annat fysiska blanketter, Google Forms-utdrag, kårkort). Vi vet att det här hanteras olika på stationerna, men det är extremt viktigt att det tydligt ska framgå namn, födelseår, datum för medlemskapet osv. Om inte dessa uppgifter redan framgår tydligt bör ni ändra så att det gör det nu.

Om medlemsintyg av någon anledning saknas kan kansliet i undantagsfall inhämta en signatur från den enskilda medlemmen som verifierar att denna aktivt tagit ställning till sitt medlemskap under underlagsåret. Vi rekommenderar dock stark att ni har väl genomtänkta rutiner kring er medlemsregistrering – där ni inhämtar alla relevanta uppgifter redan vid registreringstillfället och sedan sparar alla medlemsintyg eller -blanketter på ett och samma ställe inför bidragsansökningen och stickprovsprocessen.

En lista på de stickprovsverifikat som godkänns av vår revisor finns här: Godkända stickprover

 Observera att samtliga stickprover från er förening ska vara inskickade till kansliet senast 31 maj 2024.

Steg 2 – Granskning av övriga handlingar

De övriga handlingarna ni ska lämna in granskas bland annat för att se till att alla SRS medlemsföreningar är demokratiskt uppbyggda, följer föreningsdemokratins idéer och lever upp till alla villkoren som ställs på SRS utifrån förordning (2011:65) om statsbidrag till barn- och ungdomsorganisationer.

SRS granskar därför bland annat om föreningen är självständig i förhållande till andra organisationer, om alla medlemmar har rösträtt, om föreningen följer sina stadgar, om årsmötet behandlat alla stadgeenliga punkter samt vad föreningsbidraget använts till föregående år.

Granskningen sker i samarbete med en auktoriserad revisor.

Steg 3 – Föreningsbidraget betalas ut

Bidraget betalas i regel ut under mars månad eller när all er rapportering är genomförd. I vissa fall betalas föreningsbidraget ut i två delar, som för de stationer som får större bidrag exempelvis. Den andra delen betalas då ut i augusti månad. Meddela kansliet om ni av någon anledning vill ha ert föreningsbidrag vid en annan tidpunkt under året.

2024 har Studentradion i Sverige infört en deadline för rapporteringen av stickprover. Samtliga stickprover ska vara rapporterade senast 31 maj 2024. 

För att förenkla för er som lokalförening så har Studentradion i Sverige tagit fram en eBas-guide som går igenom hur rapporteringen på eBas går till. Guiden tar även upp några andra praktiska funktioner som finns på eBas så som onlineregistrering och digital signering av protokoll.

EBas-guiden hittar ni här: Guide för SRS eBas

Vad ska vi göra fram till 31 januari?

Det finns en del saker ni kan göra redan nu:

• Fyll i era medlemsregister på eBas så långt ni kan. Registret kan sedan kompletteras med fler uppladdade listor och enstaka manuellt inskriva medlemmar från 2023 i efterhand.
• Läs igenom detta dokument, eBas-guiden och informationen om medlemsregistret noggrant. Frågor och funderingar angående dessa skickas till kansliet på info@studentradion.se eller ställs via telefon på 070-341 93 87 (09:00-17:00 på vardagar).
• Börja samla in dokument. Det kan ta tid att samla in alla dokument. Se till att ni har allt på plats och att alla protokoll är justerade och undertecknade i god tid innan respektive deadline.
• Rekrytera nya medlemmar. Endast medlemmar som anslöt sig till er förening under 2023 räknas in i årets MUCF-ansökning, men börja redan nu att rekrytera både aktiva medlemmar och stödmedlemmar inför nästa års ansökning. Skicka gärna in tips på hur ni rekryterar nya medlemmar som vi kan sprida inom SRS.

Vad ska ni lämna in när?

Senast den 31 januari varje år ska varje medlemsstation lämna in: 

• Medlemsregister för underlagsåret (OBS! enligt SRS mall)
• Kontaktuppgifter till den person som arbetar med er föreningsansökan
• Uppgifter om bankkonto, bankgiro eller plusgiro (registreras under ”Föreningens uppgifter” på eBas) för utbetalning av årets föreningsbidrag

Senast den 28 februari ska ni dessutom lämna in:

• Aktuella stadgar med datum på när de senast justerades
• Verksamhetsberättelse för 2023 som är behandlad på ett årsmöte
• Resultat- och balansräkning för 2023 som är behandlade på ett årsmöte
• Revisionsberättelse för 2023 som avser föreningens verksamhet och ekonomi 2023. Revisionsberättelsen ska vara undertecknad av revisorn och vara behandlad på ett årsmöte.
• Årsmötesprotokoll där verksamheten 2023 behandlas. Protokollet ska vara justerat och underskrivet. Alla dokument som behandlas på årsmötet, t.ex. motioner och propositioner, ska också laddas upp.
• Årsmötesrapport – de förtroendevalda personerna i er förening 2023

Senast den 31 maj ska ni skicka in:

• Samtliga efterfrågade verifikat för stickprover på er medlemslista 2023

Vad händer om vi har årsmöte efter den 28 februari? 

Då meddelar ni kansliet att ni kompletterar med handlingar efter årsmötet och skickar in de dokument ni kan innan deadline. Komplettera dock alla dokument så snart ni kan efter avklarat årsmöte så att kansliet ges tid för granskning och eventuella följdfrågor innan vårterminen är över.

Måste vi använda SRS mall när vi skickar in medlemsregister på eBas? 

Ja. Det är ett krav att ni lämnar in handlingar i tid och enligt de angivna mallarna. Använder ni inte SRS-mall (.xls eller .xlsx) när ni laddar upp er medlemslista på eBas så hamnar medlemsuppgifterna under fel rubriker, vilket tar lång tid att rätta till manuellt. Så det är bättre att läsa igenom eBas-guiden samt Excel-mallen en extra gång och göra rätt från början.

Vart skickar vi alla handlingar?

Samtliga handlingar laddas upp på eBas: https://ebas.studentradion.se/. Kontakta kansliet om ni inte längre har tillgång till ert eBas-konto.